Досье контрагента и постоянный мониторинг

Состав досье

Храните карточку стороны, параметры сделки, источники, запросы и ответы, мотивировку выбора, договор, доказательства исполнения, платежи и отклонения.

Версионность

Важно доказать, что было известно на дату решения. Сохраняйте дату доступа, результат, автора проверки и версию методики.

Мониторинг

Триггеры: смена руководителя или адреса, недостоверность, банкротство, значимые споры, новые реквизиты и несоответствие исполнения.

Инцидент

Сохраните доказательства, проверьте незавершённые операции, запросите объяснения и передайте решение владельцу риска. Не исправляйте документы задним числом.

Самопроверка

Зрелая система воспроизводит путь от потребности и выбора до исполнения и налогового учёта. Чек-лист помогает найти разрывы, но не заменяет суждение.

Нормативная опора

• При проверке важно воспроизвести сведения, известные организации на дату решения. Поэтому досье должно быть версионным.
• Мониторинг применяется по риску и событиям, а не подменяет первоначальную проверку.

Что должно остаться в доказательственном комплекте

1. 1
   дата, источник и снимок результата
2. 2
   автор и мотивировка решения
3. 3
   связь досье с договором и исполнением
4. 4
   журнал изменений и инцидентов

Типичные ошибки