Соответствие нельзя доказать скриншотом личного кабинета. Нужна связанная история: требование, роль, товар, операция, документ, результат обработки, статус и исправление.
Что контролировать постоянно
- изменения товарных групп, сроков, исключений и форматов;
- статусы документов и кодов, очередь ошибок и необработанные ответы;
- расхождения учёта с ГИС МТ, неиспользованные коды и зависшие агрегаты;
- права пользователей, сертификаты подписи, интеграции, кассы и локальные модули;
- срок исправления и повторяемость каждой причины.
Классификация ошибок
Разделяйте нормативную ошибку, неверные мастер-данные, ошибку процесса, интеграции, подписи, оборудования и действия пользователя. Текст ответа системы сохраняйте без сокращения вместе с идентификатором документа и временем.
Карточка инцидента
Она содержит событие, товар и коды, стороны, документы, фактическое и системное состояние, норму, оценку риска, временную меру, владельца, способ исправления и подтверждение результата. Существенные инциденты завершаются анализом первопричины.
Комплект доказательств
Храните действующую матрицу применимости, версии регламентов, договоры и полномочия, документы ЭДО, квитанции и ответы системы, первичные документы, журналы оборудования, результаты инвентаризации, обучение сотрудников и закрытые инциденты. Сроки хранения определяются по видам документов и применимым требованиям.
Подготовка к проверке
- выберите контрольную товарную позицию и восстановите её путь от карточки до текущего статуса;
- сверьте документы, физический товар, учётную систему и ГИС МТ;
- покажите, кто и на каком основании выполнял операции;
- продемонстрируйте мониторинг отклонений и одно завершённое исправление;
- зафиксируйте пробелы, владельцев и сроки корректирующих действий.
Официальные источники
- Общие правила маркировки и положение о ГИС МТ
- Закон о торговле: требования и ответственность
- Документация оператора: отчёты, нарушения и каталог ошибок
Состав доказательств и ответственность зависят от фактов, товарной группы и вида нарушения. Материал не заменяет правовую оценку конкретной ситуации.