Электронная подпись связывает подписанта с документом и помогает проверить целостность, но сама по себе не всегда доказывает право действовать от имени организации. Вид подписи и полномочия проверяются отдельно.
Три разных вопроса
Простая, неквалифицированная и квалифицированная подпись
| Вид | Что подтверждает | Когда применять |
|---|---|---|
| Простая ЭП | Подписание определённым лицом с помощью кодов, паролей или иных средств | Когда это разрешено законом или соглашением и установлен порядок идентификации |
| Усиленная неквалифицированная | Подписанта и обнаружение изменений после подписания с помощью криптографии | В предусмотренных законом случаях либо по соглашению сторон |
| Усиленная квалифицированная | Подписанта и целостность с квалифицированным сертификатом и сертифицированными средствами | Равнозначна собственноручной подписи, кроме установленных законом исключений |
Что проверяют в сертификате
- кому выдан сертификат и совпадает ли лицо с подписантом;
- действовал ли сертификат в момент подписания;
- не был ли он досрочно прекращён;
- доверен ли удостоверяющий центр;
- успешна ли проверка подписи и целостности документа.
Сертификат руководителя подтверждает связь ключа с руководителем. Сотрудник или другой представитель обычно подписывает своим квалифицированным сертификатом физического лица, а полномочия подтверждает отдельно.
МЧД: полномочие в машиночитаемой форме
Машиночитаемая доверенность позволяет информационной системе проверить, кто выдал полномочие, кому, на какие действия и на какой срок. Единый формат МЧД используется для обмена с государственными органами и контрагентами; ФНС предоставляет сервис создания, проверки, хранения и отмены доверенностей.
Подтверждает действие лица
Показывает, каким ключом и какой человек подписал конкретный документ.
Подтверждает право представителя
Описывает полномочия и позволяет проверить срок, статус и возможную отмену.
Наличие МЧД не означает, что представитель вправе подписывать любой документ: проверяйте формулировку и классификатор полномочий применительно к действию.
Безопасность ключа
- 1Ключ не передают другому сотруднику
Использование чужого носителя разрушает доказательность процесса.
- 2PIN меняют и хранят отдельно
Доступ к носителю и коду должен быть ограничен.
- 3Утрату немедленно эскалируют
Сертификат прекращают, контрагентов уведомляют, события проверяют.
- 4Назначают замещение
Резервный подписант использует собственный ключ и свои полномочия.
Итог
Надёжный ЭДО проверяет лицо, подпись и полномочия как три связанных, но самостоятельных элемента. Следующая лекция посвящена МЧД и типовым сценариям представительства.
Официальные источники
- Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
- Постановление Правительства РФ № 223 о МЧД
- ФНС: виды электронной подписи
- ФНС: безопасное использование электронной подписи
- ФНС: единое хранилище МЧД
Перед подписанием конкретного документа проверьте действующие требования к виду подписи и полномочиям.