Название файла не определяет его назначение. Сначала устанавливают факт хозяйственной жизни и налоговую функцию документа, затем выбирают форму, формат, подписи и маршрут исправления.
Что должна подтверждать первичка
Первичный учётный документ оформляет факт хозяйственной жизни и содержит обязательные реквизиты статьи 9 Закона № 402-ФЗ: наименование, дату, экономический субъект, содержание факта, натуральное или денежное измерение, ответственных лиц и их подписи. Электронная форма не отменяет эти требования.
УПД и счёт-фактура решают разные задачи
| Документ | Назначение | Контроль |
|---|---|---|
| Первичный документ | Подтверждает факт хозяйственной жизни | Статья 9 Закона № 402-ФЗ |
| Счёт-фактура | Служит основанием для вычета НДС при соблюдении требований | Статья 169 НК РФ и постановление № 1137 |
| УПД | Может совмещать счёт-фактуру и первичку либо использоваться как первичный документ | Функция документа, реквизиты и формат |
| УКД | Оформляет согласованное изменение стоимости и при необходимости корректировочный счёт-фактуру | Связь с исходной отгрузкой и основание изменения |
Формализованный и неформализованный документ
Структура утверждена
XML позволяет автоматическую проверку, загрузку в учётную систему и использование в регулируемом процессе.
Свободная электронная форма
PDF, документ или иной файл может быть юридически значимым, если допустим для сценария, содержит реквизиты и корректно подписан.
С 1 января 2026 года прежние форматы электронной товарной накладной и акта, отменённые приказом ФНС, через операторов не применяются. ФНС указывает на формат УПД 5.03; при этом возможность неформализованной электронной или бумажной первички сама по себе не отменена.
Исправление или корректировка
Контрольные даты 2026 года
Приказ ФНС № ЕД-1-26/29@ вступил в силу. До 1 апреля 2027 года допускаются оба формата, предусмотренные приказом.
По приказу № ЕД-1-26/186@ действуют новые электронные форматы книг покупок, продаж и журнала счетов-фактур.
Формат из приложения № 2 к приказу № 29@ прекращает действие.
Что сохранять
- исходный XML или иной электронный оригинал;
- электронные подписи и данные проверки;
- служебные квитанции и технологические статусы;
- исправительные и корректировочные документы со связями;
- визуализацию как удобное представление, но не вместо оригинала;
- версию формата и правила, действовавшие в момент создания.
Итог
Надёжная первичка начинается с правильной классификации события. После этого проверяются реквизиты, формат, подпись, маршрут и сохранность исходного оригинала.
Официальные источники
- Федеральный закон № 402-ФЗ
- Налоговый кодекс РФ, часть вторая
- ФНС: утверждённые форматы
- Приказ ФНС № ЕД-1-26/29@
- ФНС: отмена прежних форматов накладной и акта
Перед настройкой обмена сверяйте действующие XSD-схемы и переходные положения на сайте ФНС.