КЭДО — установленный Трудовым кодексом режим создания, подписания, использования и хранения документов без бумажного дублирования. Обычная почта, мессенджер или скан сами по себе этот режим не создают.
Какие документы не входят в этот режим
Статья 22.1 ТК РФ прямо исключает трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда, включая лично подписываемые работником. Для них действуют специальные правила.
Два варианта информационной системы
«Работа в России»
Работник получает доступ в том числе через Госуслуги; взаимодействие ведётся по правилам платформы.
Собственная или приобретённая
Должна обеспечивать требуемое подписание, хранение документа и фиксацию его получения сторонами.
Расходы на создание и эксплуатацию системы, электронные документы и необходимую работнику электронную подпись несёт работодатель. Нельзя переносить стоимость обязательного кадрового процесса на сотрудника.
Что оформить до запуска
- Принять решение о введении КЭДО и определить дату запуска.
- Подготовить локальный нормативный акт с учётом мнения профсоюза, когда он есть.
- Указать систему, порядок доступа, категории работников и точный перечень электронных документов.
- Установить сроки уведомления, подписания и ознакомления с учётом рабочего времени.
- Описать исключительные бумажные случаи, обучение, поддержку и действия при недоступности системы.
- Уведомить каждого работника и корректно зафиксировать согласие либо отказ, когда согласие требуется.
Кому требуется согласие
Общее правило — переход действующего работника на КЭДО осуществляется с письменного согласия; отсутствие согласия считается отказом, но согласиться можно позднее. Для принятого на работу человека, имевшего трудовой стаж на 31 декабря 2021 года, сохраняется право дать согласие.
Согласие не требуется от лиц, принятых или принимаемых после 31 декабря 2021 года и не имевших трудового стажа на эту дату. Отказ от КЭДО или отсутствие электронной подписи, когда действует право выбора, не могут быть причиной отказа в приёме или увольнения; работодатель предоставляет таким сотрудникам надлежаще заверенные бумажные документы бесплатно.
Подпись выбирают по документу и стороне
Статья 22.3 ТК РФ устанавливает разные допустимые виды электронной подписи в зависимости от документа, информационной системы и подписанта. Нельзя назначить одну простую подпись на все кадровые сценарии. Для каждого вида документа составьте матрицу: кто подписывает, какой подписью, как идентифицируется лицо и какие сведения сохраняются для последующей проверки.
| Контроль | Практический вопрос |
|---|---|
| Документ | Включён ли он в локальный перечень и не относится ли к исключениям? |
| Сторона | Требуется подпись работодателя, работника или обеих сторон? |
| Вид подписи | Допустима ли выбранная подпись именно для этого документа и системы? |
| Полномочия | Кто вправе подписывать документ от работодателя? |
| Проверяемость | Сохраняются ли подпись, сертификат, время и результат проверки? |
Получение, ознакомление и доступ
- сохраняйте исходную версию документа и все последующие версии;
- различайте доставку, открытие, ознакомление и подписание;
- фиксируйте время и способ каждого действия без изменения истории;
- дайте работнику возможность получить электронные документы способом, предусмотренным законом и локальным порядком;
- обеспечьте заявления и обращения в период недоступности системы;
- установите сроки хранения не меньше требований к соответствующим кадровым документам;
- ограничьте доступ к персональным данным и регистрируйте административные действия.
Проверьте доступ, уведомления, подписи, мобильные сценарии и поддержку на небольшой группе.
Сопоставьте локальный акт, матрицу документов, настройки системы и реальные журналы.
Отдельно отслеживайте отказавшихся работников, бумажные процессы и недоставленные документы.
Итог
Рабочий КЭДО начинается не с покупки системы, а с классификации документов и работников. Технология должна точно исполнять локальный порядок и сохранять проверяемые доказательства.
Официальные и правовые источники
- ТК РФ: статья 22.1
- ТК РФ: статья 22.2
- ТК РФ: статья 22.3
- Федеральный закон № 377-ФЗ
- Роструд: единые требования к составу и форматам
Перед внедрением проверяйте действующую редакцию ТК РФ, приказ Минтруда № 578н и специальные нормы по каждому виду документа.